DIT IS MIJN WINST SOFTWARE B.V.

All posts in Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, diversen

De ondernemer die door toedoen van een ander (bijvoorbeeld diefstal) niet kan
voldoen aan zijn informatie- en administratieplicht, kan toch een
informatiebeschikking opgelegd krijgen en dus geconfronteerd worden met omkering
van de bewijslast.

Een verhuurder van twee bedrijfspanden, die steeds had geopteerd voor met
omzetbelasting belaste verhuur ondervond dit aan den lijve. Deze onderneemster
kreeg een informatiebeschikking opgelegd, omdat ze de door de inspecteur
verzochte informatie en bescheiden niet kon laten zien. Haar administratie en de
usb-stick met de digitale versie daarvan waren namelijk uit de auto van haar
echtgenoot gestolen. Het niet kunnen voldoen aan dit informatieverzoek was
volgens haar niet gebaseerd op onwil maar overmacht. Het hof oordeelde echter
dat de nadelige gevolgen van het bewaren van de administratie in de auto en het
niet voorhanden hebben van een back-up van de administratie en van kopieën van
de administratieve bescheiden voor haar rekening kwamen. Ze had als
btw-onderneemster de plicht om de administratie van haar bedrijf zorgvuldig te
bewaren. Door aldus te handelen of nalaten te handelen had zij zelf zich in een
positie gebracht waarin zij niet meer voldeed aan haar informatieverplichtingen.
Ze moest binnen acht weken na verzending van de uitspraak de in de beschikking
gestelde vragen beantwoorden en de verzochte informatie alsnog verstrekken.

Als u een laptop met draadloze connectiviteit hebt, kunt u toegang krijgen tot het internet met Wi-Fi of draadloze netwerken, vaak in openbare ruimten als cafés, luchthavens, hotels en dergelijke.

Dankzij deze vier korte tips kunt u genieten van het gemak van openbare Wi-Fi terwijl uw privacy te beschermd blijft.

  • Gebruik een firewall

    Als uw computer Windows XP met SP2, Windows Vista, Windows 7 of Windows 8 gebruikt, hebt u een ingebouwde firewall die standaard is ingeschakeld. Zet deze niet uit.

    Als uw computer Windows 7 of Windows 8 gebruikt, kunt u de firewall zo instellen dat deze ongewenst bezoek blokkeert. Lees meer over de Windows 8 firewall of de Windows 7 firewall.

    Als uw computer geen Windows 8 heeft kunt u gratis Microsoft Security Essentials downloaden en installeren.

  • Verberg uw bestanden

    Als u openbare Wi-Fi gebruikt, hebt u vaak geen controle over de netwerkversleuteling.

    Controleer de privacyverklaring op de website van het netwerk om te weten te komen welk type versleuteling er wordt gebruikt. (als ze geen privacyverklaring hebben, kunt u beter geen gebruik maken van het netwerk.)

    Als u persoonlijke of financiële informatie op uw computer bewaart, overweeg dan om te investeren in een besturingssysteem, zoals Windows Vista, dat de hulpmiddelen heeft om uw informatie door versleuteling te beveiligen.

    Ga voor meer informatie naar Codeer of decodeer een map of bestand.

  • Voer geen creditcardnummers of wachtwoorden in

    Deze maatregelen bieden enige bescherming tegen toevallige hackers en identiteitsdieven die draadloze netwerken als werkterrein hebben. Maar als criminelen vastberaden genoeg zijn, vinden ze uiteindelijk een manier om elk beveiligingssysteem te omzeilen.

    Als u veilig wilt zijn, voert u bij gebruik van een openbaar draadloos netwerk, geen gevoelige informatie in zoals uw creditcardnummer of andere financiële informatie.

    Tip Tip: Als u creditcardgegevens moet invoeren terwijl u een openbaar draadloos netwerk gebruikt, zorg er dan voor dat er een pictogram van een gesloten hangslot in de rechterbenedenhoek van het browservenster staat, en zorg dat het webadres begint met https: (de “s” staat voor secure – veilig).

  • Schakel uw draadloos netwerk uit wanneer u het niet gebruikt

    Als u niet op het internet surft of geen e-mail verstuurt, maar u uw computer nog steeds gebruikt in een gebied waar er een openbaar draadloos netwerk is, schakel dan uw draadloze verbinding uit.

    Als u een externe Wi-Fi-kaart gebruikt, kunt u deze verwijderen.

    Als u een interne Wi-Fi-kaart gebruikt, klikt u rechts op de verbinding en vervolgens op Uitschakelen.

(Bron: Microsoft)

De administratie bijhouden. You hate it or you love it.

80% van de zelfstandig ondernemers heeft een hekel aan de administratie. Zij worstelen zich door de verplichte taken en slaken dan een zucht van verlichting. Weer een kwartaal rust.

Houd jij de administratie bij voor de Belastingdienst of voor jezelf? Wat mij betreft is “voor de Belastingdienst” zo ongeveer de slechtste reden ooit.

Hier mijn lijstje met 30 goede redenen om de administratie bij te houden. Voor jezelf.

  1.  documenten altijd terug kunnen vinden
  2.  geen boetes meer voor te laat betalen
  3.  geen stapels papier op je bureau meer
  4.  op tijd gaan sparen voor je pensioen
  5.  afspraken altijd nakomen
  6.  nooit meer schulden maken
  7.  mails attent beantwoorden
  8.  niet oververzekerd zijn
  9.  niet onderverzekerd zijn
  10.  alle onkosten declareren
  11.  tijd om vervelende klussen over te dragen
  12.  facturen direct foutloos opsturen
  13.  jouw tijd besteden aan relevante zaken
  14.  inzicht in kosten van activiteiten en producten
  15.  nooit te laat op afspraken verschijnen
  16.  een computer waarin je alles kunt terugvinden
  17.  documenten op tijd opsturen
  18.  slim kunnen investeren
  19.  de Belastingdienst geen reden geven voor een (vervelende) controle
  20.  offertes altijd goed adresseren
  21.  tijd hebben om alternatieven te bedenken voor lastige taken
  22.  een beter imago bij klanten en leveranciers
  23.  tijd hebben om gegevens om te zetten in informatie
  24.  gevoel hebben dat je ‘in control’ bent
  25.  geen stress over de papierwinkel
  26.  met plezier werken
  27.  alle tijd hebben voor jouw werk
  28.  tijd overhouden voor gezin en hobby’s
  29.  wel een backup hebben en ‘m nooit hoeven te gebruiken
  30.  doelgericht geld besteden (en dus veel overhouden)

Eigenlijk zijn er geen redenen om de administratie niet bij te houden 🙂

(Bron: Multiraedt)

Altijd op de hoogte van de nieuwste gepubliceerde normen.

Nieuwe Normen App

U raadpleegt regelmatig normen en wilt weten welke nieuwe normen er binnen uw vakgebied zijn verschenen? Dan is dit de app voor u.
Installeer de gratis Nieuwe Normen-app en abonneer u op uw vakgebied(en). U krijgt automatisch een melding wanneer er nieuwe normen zijn verschenen.

De Nieuwe Normen-app biedt u:

  • Overzicht van (recente) normen binnen 16 vakgebieden
  • Alerts per ingesteld vakgebied
  • Relevante info en preview van de norm

Download de Nieuwe Normen-app

• Direct naar de Nieuwe Normen-app in de AppStore (iPhone) • Direct naar de Nieuwe Normen-app in de PlayStore (Android)

Wat is mogelijk binnen deze app?

Abonneren op een of meer vakgebieden
Door u te abonneren op een vakgebied krijgt u regelmatig melding wanneer er nieuwe normen zijn verschenen in het door u geselecteerde vakgebied. Het aantal nieuw verschenen normen ziet u door middel van een getal. Heeft u een norm al (eens) bekeken? Dan ziet u dat deze grijs gekleurd is.
Norminformatie
Van de normen ziet u de titel, de publicatiedatum en een korte omschrijving. Ook is het mogelijk om een preview te bekijken.
Preview inzien en delen
In de Nieuwe Normen-app kunt u previews van normen bekijken. Zo krijgt u een betere indruk van de inhoud van de norm. U kunt een preview delen om deze op een later moment nog eens verder te bekijken.

(Bron: NEN)

Behandelt de Belastingdienst gelijke gevallen niet op een gelijke manier, dan kunt u naar de rechter stappen. Daarbij speelt onder meer de meerderheidsregel een rol. Deze regel kwam onlangs ook aan bod bij het gerechtshof in Den Haag.

De meerderheidsregel houdt in dat als de fiscus weet dat de wet niet correct wordt toegepast bij een meerderheid van gelijke gevallen binnen een regio en daar niet tegen optreedt, u hier een beroep op kunt doen. U moet dan dus aannemelijk maken dat de Belastingdienst in een meerderheid van gelijke gevallen de wet niet correct heeft toegepast.

In vergelijkbare gevallen geen naheffing

In deze zaak ging het om twee directeuren-grootaandeelhouders van een bv die een naheffingsaanslag kregen wegens een te lage bijtelling voor privégebruik van een auto van de zaak. Ze hadden hun eigen bijdrage afgetrokken van de bijtelling, terwijl later bleek dat deze eigen bijdrage eigenlijk een aanbetaling was om de auto later van de leasemaatschappij te kopen. Achteraf bleek dat de fiscus in vergelijkbare gevallen geen naheffingsaanslag had opgelegd. Omdat de inspecteur dit niet kon weerleggen, vernietigde het gerechtshof de naheffingsaanslag. 

(Bron: Fiscalio)

Facturen, loonadministratie, jaarrekeningen. Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet u ze in het archief houden of op uw pc laten staan? Hoe zit het met e-mail? En wanneer moet u welke gegevens vernietigen?

  • Wat moet u bewaren en hoe lang?
  • Geen onderscheid papier en digitaal
  • Een handig overzicht
  • Wanneer moet u welke documenten vernietigen?

Wat moet u bewaren en hoe lang?
Elk bedrijf is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens. Naast facturen bent u verplicht alle documenten te bewaren met betrekking tot:

  • De rechten en verplichtingen van uw onderneming (oprichtingsstatuten, jaarverslagen, vergaderstukken)
  • De gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn (fiscale bewaarplicht)*;
  • De gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn.
Voor andere documenten, zoals contracten, gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Bewaar deze in ieder geval gedurende de looptijd. U doet er goed aan contracten daarna zeker nog vijf jaar achter de hand te houden.Geen onderscheid tussen papier en digitaal
De bewaartermijnen voor zowel papieren als digitale documenten is hetzelfde. Daarnaast gelden nog bijzondere eisen voor het in digitale vorm bewaren van gegevens.

Uitgebreide informatie over beleidsmatige en juridische eisen aan de opslag van (digitale) gegevens kunt u downloaden op de website van het ECP (PDF-document).
Facturen
Vooral met (elektronische) facturen moet u zorgvuldig omgaan. Wettelijk is elke ondernemer voor de omzetbelasting verplicht om alle kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of een ander uitgereikte facturen op te slaan. Dat geldt ook voor de door hem ontvangen facturen.
Bijkomende eis is dat de oorspronkelijkheid, integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de rekeningen worden gewaarborgd.
Elektronische handtekening Is een factuur voorzien van een elektronische handtekening, dan mag deze niet zonder die handtekening worden bewaard.
Dat betekent dat de nota in het oorspronkelijke bestandsformaat bewaard moet worden.
Bewaren in een ander bestandsformaat of als papieren document is niet toegestaan. U kunt natuurlijk wel voor eigen doeleinden een kopie maken of de factuur printen, zolang het oorspronkelijke bestand maar blijft bestaan.
Back-up
U mag bestanden met zakelijke documenten op elke door u gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken. Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van een back-up service in het buitenland voor uw facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar.
Overigens mag de inspecteur van Belastingen aangeven in welke vorm hij uw factuurgegevens wil ontvangen. Dat kan dus ook een elektronische kopie zijn.
E-mail
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereiste als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Een handig overzicht:

Soort documenten

Bewaartermijn

Ledenadministratie coöperatie of vereniging

10 jaar

Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
(in welke vorm dan ook opgeslagen)

9 jaar

Administratieve gegevens en interne e-mail *
(jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie)

7 jaar

Personeelsadministratie
(loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden)

5 jaar

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)
* Op grond van beleid kan de belastinginspecteur met u afspraken maken over een kortere bewaartermijn en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.
Wanneer moet u welke documenten vernietigen?
Voor documenten waarin persoonsgegevens staan, geldt een verjaringstermijn. Dat betekent dat u ze na een bepaalde periode moet vernietigen. Dit is vastgelegd in de de Wet bescherming persoonsgegevens.

Persoonsgegevens

Termijn

Persoonsgegevens in het algemeen

uiterlijk na twee jaar

Sollicitanten

wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure

Uitzendkrachten

uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband

Personeelsadministratie

uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband

Salarisadministratie

uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband

Debiteuren en crediteuren

uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan

Klanten en leveranciers

uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld

Klanten van advocaten en accountants

uiterlijk 2 jaar nadat de behandeling van een zaak is stop gezet

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)

(Bron: De Zaak)

Veilig internet? Mikko Hyppönnen geldt als één van dé antivirusexperts in de wereld. “Betaal nooit je rekeningen met de computer waarmee je ook op internet surft.”

“Ik houd van het internet, maar er zijn grote problemen”, zegt Hyppönnen. De excentrieke Fin heeft menig virus ontmanteld en wordt daarom veel gevraagd door overheden en bedrijven om te spreken over het onderwerp internetcriminaliteit. Toen Sprout hem sprak had hij net de avond ervoor met ondermeer eurocomissaris Neelie Kroes getafeld. “Ze was goed geïnformeerd.”

Hyppönnen, die Chief Research Officer bij F-Secureis, zegt bij toeval met ‘zijn roeping’ in aanraking te zijn gekomen. Hij begon in 1991 bij het bedrijf als programmeur. “Mijn baas schoof me een floppy toe. Het was een spel om erachter te komen wie het virus had gemaakt en hoe het in elkaar stak. Het spel veranderde in een echt beroep.”

Er is er veel veranderd. “In de beginperiode van het internet waren virussen nog relatief onschuldig, het was een sport voor nerds die dingen uitprobeerden.” In 2011 maakte Hyppönnen bijvoorbeeld een korte documentaire over de zoektocht naar de makers van Brain, dat bekend staat als het eerste virus in de wereld. Hij vond die in Pakistan. De twee manen bleken inmiddels een normale baan te hebben en hadden het virus ontwikkeld om een potentieel lek in een hun eigen bedrijfssoftware te testen. “In de code hadden ze gewoon hun naam, adres en telefoonnummer gezet.”

Internet en veiligheid: 3 bedreigingen

Er is nu een hele industrie van georganiseerde misdaad rondom internet, die zich de laatste jaren verder professionaliseert. Om het te begrijpen moet je volgens Hyppönnen een onderscheid maken in drie verschillende vormen van kwalijke internet-activiteiten.

De eerste is afakomstig van hackers die een politieke/ of actvistische boodschap hebben, zoals de hacktivisten van Anonymous. Deze groep heeft zich bijvoorbeeld verbonden met de Occupy-beweging en heeft als protest tegen het verbod op Pirate Bay aanvallen op websites in de platenindustrie georganiseerd. “Ondernemers hoeven zich over de groep geen zorgen te maken.”

Een andere vorm die Hyppönnen noemt is die van spionageactiviteiten van overheden, die spyware inzetten om meer te weten te komen over burgers. Het is vooral een probleem in autoritaire staten in het Midden-Oosten. Westerse overheden zijn echter verre van heilig. Zo wijst hij op het voorbeeld van de Duitse politie die programmeurs van malware (schadelijke software) inhuurt om opsporingswerk te verrichten.”Voor ons blijft het een spanningsveld: we werken samen met justitie om internetcriminaliteit te bestrijden, tegelijkertijd zullen wij de overheden absoluut niet helpen bij het inbreuk maken op de pricavy van mensen.”

De derde activiteit: internetcriminelen die inbreken op de computers om er geld mee te verdienen. “Ik signaleer dat deze groep zich steeds vaker gaat richten op kleine en middelgrote bedrijven”, zegt de anti virus-expert. Wat de malware-criminelen doen, is het stelen van bankgegevens en vervolgens de rekeningen plunderen van hun slachtoffers. “De bankrekeing van ondernemers is vaak net iets groter dan die van de consument.”

De omvang van internetcriminaliteit

Wereldwijd zijn er volgens hem zo’n 10.000 personen actief in deze ‘branche’. Vooral in Rusland, Oekraine, Kazachstan, China en Vietnam, maar ook in Brazilië. “Het gaat bijna altijd om opkomende landen, waarin er een gebrek aan kansen is voor it-professionals.” Je moet die groepen zien als kleine startups van ongeveer tien personen, die vrij losgeorganiseerd zijn. “Op dit punt verschilt het van traditonele georganiseerde gangs, waarbij er juist heel nauwe banden zijn.” Er is meestal een leider die anderen inhuurt. “Er is geen wereldwijde organisatiestructuur waaronder al die bendes vallen.”

Voorkom dat jou bedrijfsrekening geplunderd wordt

Zorg er natuurlijk voor dat je netwerk en computers goed zijn beveiligd met een firewall en een virusscanner. “Je kunt ook je medewerkers bewust maken over welk gedrag schadelijk is.” Stel op de computer in dat er automatische software updates plaatsvinden. Ook kun je overwegen een ander besturingssysteem te kiezen dan Microsoft, waarop de meeste aanvallen worden gedaan. Alternatieven zijn bijvoorbeeld Linux of iOS (Apple).

Miko Hyppönnen’s gouden tip:

“Als gebruikers over het over het web surfen worden ze geraakt door een exploit, die een banking trojan op het systeem zet. Die registreert vervolgens alles wat de gebruiker doet en slaat toe wanneer de gebruiker aan het online bankieren is. De Trojaan zal de account gegevens en ook bankgegevens veranderen, geld van de bankrekening halen of ervoor zorgen dat wanneer de gebruiker geld overmaakt dat op andere rekeningen terecht komt. Wat we nu zien is dat meer meer van die aanvallen gericht worden op kleine en middelgrote bedrijven in plaats van thuisgebruiker. Er valt meer geld te halen en de diefstal wordt doorgaans later opgemerkt.

Ik vraag bedrijven vaak om me een rondleiding te geven op hun financiële afdeling. En vervolgens vraag ik: wie is er verantwoordelijk voor de betalingen? Vaak introduceren ze me dan met een vrouw van middelbare leeftijd. Ik vraag die persoon vervolgens: hoe hoog is het bedrag aan betalingen dat je maandelijks verricht? Dat bedrag loopt al snel op in de honderdduizend euro’s of meer per maand. Dan vraag ik haar: kun je me de computer laten zien waarmee je betalingen doet? Ze toont me dan de computer op haar bureau. Dan vraag ik haar: kun je me nu de computer laten zien waarmee je op Facebook gaat en gebruikt om te surfen op het web en je e-mails mee te lezen? De persoon reageert altijd verward, om vervolgens naar dezelfde computer op haar bureau te wijzen. Meestal is mijn punt direct duidelijk. Een computer kost tegenwoordig bijna niets meer. Je kunt het makkelijk veroorloven om een extra computer te kopen die uitsluitend en alleen te gebruiken om online mee te bankieren. Met deze simpele maatregel zorg je ervoor dat het risico voor infectie aanzienlijk verlaagd wordt.”

(Bron: Sprout)

Heb je een klacht over bijvoorbeeld je bank, verzekeraar of tussenpersoon? Dien dan een klacht in. Hieronder geven we tien tips om je op weg te helpen.

1.Gebruik voor het schrijven van je brief de klachtenprocedure van de onderneming. De klachtenprocedure vind je in de algemene voorwaarden of in de overeenkomst van het product. Je kunt er ook naar vragen. Vaak staan de voorwaarden op de website van de onderneming. Let op eventuele termijnen waarbinnen je de klacht moet indienen.

2.Draai er niet omheen. Geef in de eerste zin al aan waar je klacht over gaat. Omschrijf vervolgens concreet de inhoud van je klacht. Doe dit eventueel puntsgewijs (gebruik daarvoor opsommingtekens). Vergeet niet te vragen wat je wilt van de tegenpartij. Doe een voorstel.

3.Blijf zakelijk en concreet. Laat de emoties in je brief niet de overhand krijgen. Houd de zinnen kort.

4.Vraag om een schriftelijke reactie binnen een redelijke termijn van bijvoorbeeld maximaal zes weken.

5.Vergeet niet de datum en je adres, telefoonnummer (s) en eventueel e-mailadres te melden.

6.Stuur kopieën van belangrijke stukken als bijlage mee met je brief. Bijvoorbeeld de offerte, overeenkomst of een contract. Bewaar originele papieren thuis.

7.Maak een kopie van je brief voor je eigen administratie.

8.Heb je hulp nodig bij het schrijven van een klachtenbrief? Informeer bijvoorbeeld bij het Instituut Sociale Raadslieden. Heb je een rechtsbijstandverzekering? Informeer of het geschil onder de dekking valt.

9.Tips en voorbeeldbrieven vind je op de volgende websites:
Voorbeeldbrieven van Plusonline
Voorbeeldbrieven van Juridisch Loket
Voorbeeldbrieven van Consuwijzer

10.Stuur een kopie van je klachtenbrief naar de AFM. Dat helpt ons goed toezicht te houden op de markt en kan ertoe leiden dat de AFM een onderzoek start naar een financiële onderneming. Een gevolg van dit onderzoek kan zijn dat een onderneming klantgerichter moet werken. De AFM kan ook andere maatregelen opleggen, zoals een boete of een dwangsom (zie www.afm.nl/maatregelen).

Als ondernemer kan het importeren van buitenlandse producten naar Nederland veel perspectieven bieden. U moet daarbij echter wel bepaalde regels van de overheid in acht nemen. In dit stappenplan leest u meer over de bekendste verplichtingen, maar houd er rekening mee dat dit een algemene richtlijn is. Mogelijk zijn op uw situatie nog andere regels van toepassing: importeer een product in 9 stappen.

1. Check of het product mag worden ingevoerd

Het is uiteraard niet de bedoeling dat u ‘zomaar’ begint met het invoeren van die geurige en aromatische theemelanges uit Maleisië. In eerste instantie zoekt u via een marktonderzoek uit of er op de Nederlandse markt wel vraag is naar dit product. Misschien geven consumenten hier nog steeds de voorkeur aan thee van de bekende merken, of maken zij liever gebruik van theezakjes dan van losse theebladeren. Dan kunt u het importeren van de Maleisische thee liever meteen uit uw hoofd zetten. Als u echter vaststelt dat er in ons land hiervoor wel degelijk een markt bestaat, is het zaak om verder te kijken.

In dat geval kunt u, voordat u zich gaat bezighouden met het schrijven van het importplan, nagaan of de overheid uw plannen van dit specifieke product ook ziet zitten. Het invoeren van producten uit andere EU-landen levert vrijwel nooit problemen op. Producten importeren van buiten de EU ligt vaak iets ingewikkelder. U moet dan rekening houden met de Douane, de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), die controles uitvoeren om te zien of u zich wel goed houdt aan de wetgeving op het gebied van veiligheid, gezondheid, economie en milieu.

Sommige goederen mag u sowieso niet of slechts beperkt invoeren, terwijl voor andere goederen specifieke voorwaarden gelden. Klik hier voor een overzicht van de verschillende goederen en daarbij horende voorwaarden. Daarnaast moet u ook altijd nagaan of er geen bepaalde merk-, model-, octrooi- of auteursrechten op het in te voeren product rusten.

2. Vraag indien nodig toestemming aan de producent

Bij het importeren van producten krijgt u niet alleen te maken met de EU, maar ook met de landen van de Europese Economische Ruimte (EER), die werd opgericht in 1992. De EER is het akkoord tussen de landen van de Europese Unie en de Europese Vrijhandels Associatie (EVA), met uitzondering van Zwitserland. Het akkoord bevordert vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal tussen de deelnemende landen. Bij het importeren van producten van buiten de EU krijgt u echter nadrukkelijker te maken met de lokale producent; deze moet u namelijk toestemming geven om de producten naar Nederland te importeren en te verkopen.

Binnen de EER producten zonder toestemming importeren wordt ook wel parallelimport genoemd. Dit is vanzelfsprekend niet aan te raden, omdat de straf op parallelimport varieert van een schadevergoeding tot vernietiging van de geïmporteerde voorraad. Echter, een product dat in de EER via een officieel distributiekanaal in de handel wordt gebracht, is daarna binnen de EER dus vrij verhandelbaar.

3. Wel of geen invoervergunning nodig?

Het kan zijn dat u als importeur van een bepaald product in het bezit moet zijn van een invoervergunning. Daarbij moet u vooral denken aan goederen die beperkt of alleen onder strenge voorwaarden mogen worden ingevoerd, zoals wapens of bedreigde plantensoorten. Een standaard lijst om het te checken bestaat niet, maar de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) in Groningen kan u op dat gebied zeker meer vertellen. Een andere mogelijkheid is om hiervoor een consulent internationale handel van de Kamer van Koophandel (KvK) te raadplegen. Mocht u in aanmerking komen voor een vergunning, moet u zelf een aanvraag indienen bij het CDIU.

4. Houd u aan de Warenwet

De Warenwet geldt niet alleen voor producenten van levensmiddelen of andere consumentenproducten, maar ook voor importeurs. In feite moet iedereen die producten produceert, bereidt of verkoopt zich hieraan houden. In de Warenwet staan algemene regels over volksgezondheid, veiligheid van producten, eerlijkheid van handel en goede voorlichting. De wet wordt nog wel eens aangepast, zoals afgelopen voorjaar nog de regels voor de etikettering van textielproducten. Het is belangrijk dat u zich ook al importeur altijd goed aan de Warenwet houdt. Mocht u deze Wet overtreden, kunt u te maken krijgen met de maatregelen – zogenaamde interventies – van de de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA). Deze maatregel kan een waarschuwing zijn, maar ook een geldboete.

5. Zoek uit of een CR-markering noodzakelijk is

De CE-markering is bestemd voor industriële of bouwproducten die afkomstig zijn uit een EU-land en binnen de EER op de markt worden gebracht. Een CE-markering is niet altijd nodig, maar importeurs van bijvoorbeeld speeltoestellen, cosmetica en verpakkingen uit een ander EU-land kunnen er vanuit gaan dat zij wel aan deze verplichting moeten voldoen. In dit artikel leest u alles over de CE-markering of uw importproducten hiervoor in aanmerking komen. Op de website van Agentschap NL vindt u bovendien een overzicht van de geldende richtlijnen op dit gebied.

6. Maak goede afspraken met uw leverancier(s)

Niets zo vervelend als een bestelling die beschadigd of niet op tijd wordt bezorgd bij uw klanten. Om te voorkomen dat u als importeur uiteindelijk moet opdraaien voor deze kosten, is het van groot belang om altijd eerst duidelijke afspraken te maken met uw leverancier(s). Sluit een koop-, distributie- of agentuurovereenkomst af en maak hierin duidelijke afspraken over bijvoorbeeld aansprakelijkheid, garantie en welk nationaal recht van toepassing is.

7. Houd rekening met de productaansprakelijkheid

In principe kan in Nederland de producent van een product aansprakelijk worden gesteld voor schade die door een gebrek in uw product wordt veroorzaakt (denk aan een incomplete gebruiksaanwijzing of het ontbreken van een veiligheidsvoorziening). Maar als u een product van buiten de EU importeert, wordt u juridisch beschouwd als de producent. Er wordt voor de wet op dit gebied echter wel onderscheid gemaakt tussen importeurs en agenten. De regel geldt alleen voor producten en is niet van toepassing op gebouwen of diensten. Het risico op productaansprakelijkheid kunt u afdekken met een zogenaamde productaansprakelijkheidsverzekering.

8. Doe tijdig aangifte bij de douane

Het ligt misschien enigszins voor de hand, maar als u goederen importeert (of exporteert) uit een land van buiten de EU, moet u de betreffende goederen altijd aangeven bij de douane. Deze aangifte doet u digitaal of via het Enig document en in samenwerking met een vervoerder, logistiek dienstverlener of douane-expediteur. Aan de hand van uw aangifte wordt de specifieke invoerheffing berekend. Daarnaast kijkt de douane of het importproduct voldoet aan de invoerregels op onder meer het gebied van veiligheid en milieu. Meer informatie over het doen van aangifte bij de douane leest u op de website van Agentschap NL.

9. Vergeet eventuele invoerheffingen niet

Gaat u producten invoeren van buiten de EU? Dan krijgt u gegarandeerd te maken met invoerheffingen. U moet dan bijvoorbeeld rekening houden met bijkomende kosten voor de BTW, invoerrechten en accijnzen. De hoogte van het specifieke bedrag hangt onder meer af van het soort product en het land waaruit u het product heeft geïmporteerd. Voor meer informatie hierover kunt u terecht in de TARIC-database van de Europese Commissie.

(Bron: Ik ga starten)

Een factuur is meer dan alleen een professioneel uitziende brief voorzien van een bedrijfslogo en het verschuldigde bedrag. Dit officiële document moet echter aan een aantal regels voldoen voordat het rechtsgeldig is en de BTW kan worden afgetrokken. In dit artikel leest u welke gegevens in ieder niet mogen ontbreken: 5 tips voor een goede factuur.

1. BTW-, KvK- en factuurnummers

Geen factuur is compleet zonder deze bedrijfsgegevens. Een BTW-nummer krijgt u wanneer u zich als ondernemer inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK) en is in feite een bewijs dat u ‘ondernemer voor de omzetbelasting’ bent. Het kan echter zijn dat u bent vrijgesteld van BTW. In dit overzicht ziet u of deze vrijstelling op u van toepassing is. Lees verder alles over de BTW-aangifte in deze checklist. Tijdens uw inschrijving bij de KvK heeft u ook een speciaal KvK-nummer ontvangen; ook dit nummer moet u op iedere factuur vermelden.

Verder is het van belang dat u een goede volgorde van factuurnummers aanhoudt. Het spreekt voor zich dat u iedere factuur een ander nummer geeft; zo houdt u uw administratie makkelijker op orde en is de kans klein dat u straks onverhoopt opdrachtgevers door elkaar haalt of met dubbele factuurnummers zit. De Belastingdienst bepaalt echter niet welke nummering u moet aanhouden, dat mag u helemaal zelf bepalen. Tip: deel de facturen per jaar in, met name als u regelmatig voor dezelfde opdrachtgever of klant een klus uitvoert. In dat geval begint u iedere eerste maand van het jaar opnieuw en telt vanaf de eerste factuur verder. Voor 2012 wordt uw eerste factuur dan 120001, de tweede 120002 en zo verder. Wanneer u op een gegeven moment uitkomt bij 120010, telt dat makkelijk door.

2. De juiste factuurdatum

De meest gebruikelijke factuurdatum is de datum waarop u de factuur verstuurt naar uw klant of opdrachtgever en dus niet de dag waarop u gestart bent met het uitvoeren van de opdracht. Het is echter ook toegestaan om de factuur op een later moment te versturen. Houd er wel rekening dat dit uiterlijk moet zijn gebeurd vóór de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin u een klus hebt uitgevoerd of een product of dienst hebt geleverd. Iets anders gaat het wanneer u doorlopende prestaties (cursussen, abonnementen etc.) factureert. In die situatie geldt de uiterste verzenddatum voor de periode waarop de factuur betrekking heeft.

3. Wel of geen betalingstermijn

Het is inderdaad de bedoeling dat u op uw factuur ook een betalingstermijn aangeeft. De minimum betalingstermijn die u een klant moet geven, is een termijn van veertien dagen. Gangbaarder echter is het stellen van een termijn tussen de veertien en dertig dagen. Als u op de factuur vergeet om een termijn te noemen, geldt de standaardperiode van dertig dagen, maar aangeraden wordt om meteen bij de aanname van de opdracht al een betalingstermijn te bespreken, zodat beide partijen later niet voor vervelende verrassingen komen te staan. Het komt – mede door de aanhoudende recessie – tegenwoordig vaker voor dat klanten hun rekeningen later betalen. Daarom is het handig om te weten dat u, indien de (afgesproken) termijn wordt overschreden, rente in rekening mag brengen.

4. Bewaarplicht

Iedere factuur die u opstelt valt onder de bewaarplicht en moet u zorgvuldig bewaren, omdat u hierop achteraf door de Belastingdienst kan worden gecontroleerd en u deze documenten moet kunnen overleggen.

5. Wel of niet digitaal factureren

Digitaal factureren is de laatste jaren steeds meer in opkomst. Sinds 2009 zijn de digitale en de papieren factuur aan elkaar gelijkgesteld. Het maakt voor de fiscus dan ook geen verschil meer of u digitaal factureert of niet. Maar houd er wel rekening mee dat u een factuur pas digitaal mag versturen, als uw klant of opdrachtgever hiervoor toestemming geeft. Een groot voordeel van digitaal factureren voor ondernemers is dat het aanzienlijk scheelt in de kosten voor het printen van papier en postzegels en het systeem maakt geen rekenfouten en is dus een stuk minder foutgevoelig.

Wanneer u ervoor kiest om uw facturen elektronisch te verzenden, moeten ze uiteraard aan dezelfde voorwaarden voldoen als papieren facturen. Digitale facturen kunt u als elektronisch bericht opslaan. De Belastingdienst benadrukt dat u facturen over onroerende goederen tien jaar moet bewaren. Voor overige facturen geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Er zijn verschillende partijen die elektronisch factureren aanbieden. Welke aanbieder van toepassing is op uw situatie, is uiteraard persoonlijk. Een consultant die werkzaam is als ZZP’er heeft natuurlijk andere behoeften dan een eigenaar van een groot garagebedrijf. Op de website E-facturatie kunt u enkele aanbieders met elkaar vergelijken.

(Bron: Ikgastarten)