Debiteuren die te laat of zelfs helemaal niet betalen: het vormt een gevaar voor de cashflow en kost ook nog eens waardevolle tijd. De redactie vroeg aan honderden ondernemers hoe zij geld binnenhalen. Een kleine selectie.
1. Werk aan de relatie: Probeer de betrokkenheid van klanten met jouw bedrijf dusdanig te personaliseren, dat ze het bijna vervelend vinden om niet op tijd te betalen. Stuur indien nodig twee weken na de vervaldatum een vriendelijk briefje met een herinnering. Geef ook dat briefje een persoonlijke noot mee.
2. Stuur deelfacturen: Wees terughoudend met verzamelfacturen waarop veel posten en grote betaalbedragen staan. Spreek liever samen af om via deelfacturen te werken. De reden hiervoor is afkomstig uit de logistiek: een paar grote leveringen geven in tijden van schaarste veel meer problemen dan meer kleinere leveringen. Dat geldt voor goederenstromen, maar ook voor financiële stromen. In de logistiek geldt dat een proces stilvalt als een levering niet op tijd is. Wanneer je wordt bevoorraad door meerdere kleine partijen blijft je proces meestal op gang. Als je dit vertaalt naar je financiën, voorkomen kleinere facturen dat je proces tot stilstand komt als een of twee klanten niet betalen. Voor alle betrokkenen is het beter als een levering of project geleidelijk wordt betaald, dan wanneer je factuur langdurig voor honderd procent open blijft staan.
3. Zit erbovenop: Stuur binnen 48 uur na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering per e-mail. Maximaal één week daarna stuur je een tweede mail, die iets pittiger van aard is. Na drie tot vijf dagen ga je bellen en maak je bindende afspraken. Dat werkt prima, als je het maar uitlegt.
4. Let op bij overnames: Jaag en dreig niet, nu bijna iedereen het moeilijk heeft. Bel op en probeer gezamenlijk tot een oplossing te komen. Met notoire wanbetalers moet je nooit zakendoen, maar let wel op bij overnames of directiewisselingen. Zo voorkom je dat je slachtoffer wordt van bonusjagers die hun cijfers willen oppoetsen door later te betalen.
5. Geef korting bij op tijd betalen: Ken een betalingskorting toe van bijvoorbeeld twee procent bij betaling binnen veertien dagen. Verhoog je factuur dus wel vooraf met dit bedrag.
6 Check de kredietwaardigheid: Doe bij nieuwe klanten onderzoek naar de kredietwaardigheid en het betaalgedrag. Dit kan via de eigen bank of een kredietinstelling. De geringe kosten (een paar honderd euro) wegen niet op tegen een eventueel financieel fiasco. Laat eens een onderzoek instellen naar de kredietwaardigheid van een nieuwe opdrachtgever. Honderd procent zekerheid krijg je niet, maar wel een bepaalde mate.
7 Laat vooruitbetalen: Consumenten moet je zo veel mogelijk vooraf laten betalen. Wettelijk hoeven klanten maar een gedeelte aan te betalen, maar als ze dat willen, reken daar dan extra kosten voor. Op die manier is de aanbetaling minimaal net zo hoog als het eindbedrag.
8 Schakel een incassobureau in: Neem een jaarabonnement bij een incassobureau, dit hoeft niet veel te kosten. Als de factuur na twee herinneringen niet wordt betaald, gaat deze naar het incassobureau. Dan is meestal de betaling spoedig ontvangen.
9 Gebruik automatische incasso of pin: Maak bij een betalingsregeling gebruik van een automatische incasso. (Let op: je moet wel een langere bankrelatie hebben voordat de bank meewerkt aan een automatische incasso.) Schort je werkzaamheden op bij het niet nakomen van de betalingsafspraken. Communiceer dit duidelijk met je opdrachtgever en doe het ook daadwerkelijk. Dit kan ten koste gaan van die klant, maar een niet-betalende klant is eigenlijk helemaal geen klant.
(Bron: Eigen bedrijf)