All posts in Kennisbank voor het MKB(BV), administratie, opzet administratie

Een factuur of vordering kan verjaren en is dus niet eeuwig geldig. De verjaringstermijn is in principe 5 jaar, afhankelijk van het feit of het om zakelijke klanten of consumenten gaat.

Verjaringstermijn vordering of factuur
Het recht om betaling van een factuur of andere vordering te eisen, is zoals gezegd niet eeuwigdurend. Reden hiervoor is dat na verloop van tijd de precieze situatie toen de overeenkomst werd aangegaan en uitgevoerd, moeilijk te achterhalen is. Het bewijs wordt meestal na enkele jaren weggegooid. Bovendien wil de wetgever een debiteur beschermen tegen vorderingen die hij niet meer hoefde te verwachten.

Zakelijke klanten
In het Burgerlijk Wetboek staat daarom een aantal bepalingen over verjaring. De hoofdregel is een verjaringstermijn van 20 jaar. U kunt daarna niet meer naar de rechter stappen om betaling te eisen.

De wet kent, zoals wel vaker, uitzonderingen op deze regel. Bij zakelijke klanten bijvoorbeeld, verjaart een factuur of vordering 5 jaar nadat hij opeisbaar is geworden, ofwel: na de betalingstermijn. In de regel is dat 14 of 30 dagen na de factuurdatum.

Afhankelijk van wat u met uw klant in de overeenkomst hebt afgesproken, kan de verjaringstermijn echter ook korter of juist langer dan 5 jaar zijn.

Verder gelden in het buitenland vaak andere verjaringstermijnen dan in Nederland.

Consumenten
Bij consumentenkoop – een koopovereenkomst tussen een professionele verkoper en een particuliere koper – ligt het anders. Er wordt namelijk verschil gemaakt tussen de aanschaf van producten en diensten.

• De verjaringstermijn is 2 jaar bij producten. Het gaat hierbij om consumptiegoederen, zoals levensmiddelen en wasmachines, maar ook gas en elektra.
• De verjaringstermijn is 5 jaar bij diensten. Denk aan een reis boeken, een verzekering afsluiten, een lening aangaan, tandarts/huisartsbezoek.

Let wel: als een kredietovereenkomst ‘voldoende verbonden’ is met de consumentenkoop, dan geldt ook daarvoor de verkorte verjaringstermijn.

Voorkom verjaring door te ‘stuiten’
U kunt de verjaringstermijn verlengen door de verjaring te stuiten. Dit kan bijvoorbeeld door het sturen van een herinnering, aanmaning of het inschakelen van een incassobureau.

(Bron: De Zaak)

Onderstaand is een checklist opgenomen hoe zaken gearchiveerd moeten worden om zaken op een later moment gemakkelijker te kunnen bewijzen:

Administratie wil zeggen: alle gegevens over uw onderneming die u op papier (ook kladaantekeningen) of digitaal (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie
is van groot belang: niet alleen om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook voor uw bedrijfsvoering.

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van uw bedrijf. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als uw onderneming nog niet eens van start is gegaan.

Voor uw bedrijfsvoering

Met een goed bijgehouden administratie hebt u snel de beschikking over de cijfers en resultaten van uw onderneming om inzicht te krijgen in uw kosten, uw omzet en uw winst. Aan de hand hiervan kunt u inspelen op ontwikkelingen en uw activiteiten eventueel bijstellen.

Voor het invullen van uw aangiften

Uw administratie vormt de basis van uw aangiften. De belastingdienst moet deze aangiften snel en goed kunnen controleren. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is, of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst zal dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met de berekening van de belastingdienst, dan zult u zelf moeten bewijzen dat die berekening onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’.

Als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, zult u uw  aangifte omzetbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie  kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de  kleineondernemersregeling voor de btw.

Let op!

Vraag uw accountant/boekhouder om de aansluiting  tussen uw administratie, uw aangiften en de jaarrekening te controleren en ook voor u inzichtelijk te maken. Bewaar deze berekeningen bij uw administratie. De belastingdienst kan u daarnaar vragen.

Veel ondernemers vragen zich af hoe ze nu een goede administratie opzetten. Het opzetten van een goede administratie is van essentieel belang voor uw onderneming. Het tijdig en goed bijhouden van uw administratie levert u een beter inzicht op in de stand van zaken van uw onderneming. Bovendien kan het goed archiveren en voeren van uw admistratie/boekhouding veel besparen op de kosten van uitbesteding aan intermediairs, accountants of boekhouders.

In eerste instantie is van belang om onderscheid te maken in de volgende posten en deze ook afzonderlijk te archiveren:

• Verkoopfacturen voor diensten of goederen die u aan uw klanten levert.
• Inkoopfacturen voor inkopen of kosten die u voor uw onderneming maakt.
• De betalingen die u doet vanaf uw zakelijke bankrekening.
• Bij een detailhandelsonderneming dient er een aparte kasadministratie te zijn.
• Belastingaanslagen onderscheiden naar omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet.

Zorg dat u uw verkoopfacturen doorlopend nummert en dat ze aan de vereisten voldoen die de belastingdienst stelt. Berg ze op nummervolgorde op in een map of achter een tabblad. Zorg dat u het doorlopende nummer wat u op uw verkoopfactuur staat ook opneemt in de boekingsregel van de boekhouding. Op deze manier kunt u eenvoudig later verkoopfacturen terugzoeken. Indien u het grootste deel van uw verkopen op rekening verkoopt is de factuurdatum leidend voor het moment van BTW-afdracht. Deze dient derhalve als datum in de administratie aangehouden te worden.

Alle inkoopfacturen die u krijgt, of wellicht zijn het facturen van kosten, voorziet u met pen van een doorlopend nummer in de rechterbovenhoek. U begint bijvoorbeeld met 1 bij de eerste factuur van het betreffende boekjaar. U bergt deze facturen vervolgens op nummer volgorde op in de map. Het nummer dat u de facturen gegeven hebt in de rechterbovenhoek neemt u op in de boekingsregel van de administratie. Op deze wijze kunt u vanuit uw boekhouding gemakkelijk de kosten- inkoopfacturen terugvinden. Voor de inkoopfactuur geldt dat de factuurdatum leidend is voor het moment waarop u BTW kan terugvragen. Deze noteert u dus als datum in uw administratie.

Bankafschriften zijn door de bank reeds voorzien van een volgnummer. U bergt de bankafschriften op volgnummer op in de map. Bij het inboeken van een banktransactie begint u de boekingsregeling met de datum die voor de transactie staat en het volgnummer van het bankafschrift. Op deze wijze zijn mutaties ook weer eenvoudig voor u terug te vinden. Zorg ook altijd dat de zakelijke transacties betaald worden vanaf een aparte (zakelijke) rekening. Dit voorkomt dat alle transacties van een rekening die door elkaar lopen uitgesplitst moeten worden in zakelijk en privé.

De BTW-aangiftes die u gedaan heeft bewaart u altijd. U kan dan achteraf nog zien wat u aangegeven heeft. Uw belastingconsulent is deze aangiften ook nodig voor de controlebereking voor de omzetbelasting die hij aan het einde van het jaar maakt.

Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt. U kunt zo overzicht houden, ontwikkelingen signaleren en op tijd beslissingen nemen. U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en deze te bewaren. Ook moet uw administratie voldoen aan een aantal vereisten. De administratie vormt de basis van uw belastingaangiften.

Administratie van omzetbelasting (btw)

Uit uw administratie moet blijken hoeveel btw u aan de Belastingdienst moet betalen. Daarvoor houdt u het volgende bij:

• facturen die u uitschrijft;
• facturen die u moet betalen;
• uitgaven;
• ontvangsten;
• privé-gebruik van goederen en diensten.

Als u handelt met het buitenland, houdt u ook bij:

• invoer van goederen;
• uitvoer van goederen.

Ontheffing administratieve verplichtingen

U kunt bij de Belastingdienst om ontheffing van uw administratieve verplichtingen voor de btw vragen als u volgens de kleineondernemersregeling verwacht dat u geen btw hoeft te betalen. U hoeft dan geen aangifte omzetbelasting in te vullen. Wel moet u facturen die u zelf ontvangt zeven jaar bewaren.

Eisen aan facturen

Nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend. Op uw factuur moet staan:

• de factuurdatum;
• een uniek factuurnummer;
• uw btw-identificatienummer;
• de naam en het adres van uw bedrijf;
• de naam en het adres van uw klant;
• het btw-identificatienummer van uw klant moet worden vermeld als er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als uw klant op grond van een verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van btw, tevens moet op de factuur expliciet vermeld worden dat de BTW naar de afnemer is verlegd.;
• de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
• de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan voorzover die verschilt van de factuurdatum;
• de prijs exclusief btw;
• het te betalen bedrag aan btw;
• uw registratienummer bij de Kamer van Koophandel.

Bewaarplicht

Bepaalde onderdelen van de administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Iedere ondernemer is wettelijk verplicht de basisadministratie zeven jaar te bewaren. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op.

Onder de basisgegevens worden verstaan

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Op de bewaartermijn zijn enkele uitzonderingen. Gegevens van onroerende zaken moet u tien jaar bewaren.

Voor de overige gegevens kan men met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan zeven jaar. Men kan met de Belastingdienst ook afspraken maken over de vorm waarin de ondernemer de gegevens bewaart (op papier of elektronisch) en het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend tegenover de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kan men dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Voor UWV moeten de loonstaten en de loonadministratie na afloop van het jaar nog vijf jaar bewaard blijven.

Welke gegevens moeten bewaard worden

Alle gegevens die u op papier of elektronisch vastlegt behoren tot de administratie van uw onderneming. Voorbeelden zijn:

• kasadministratie en kassabonnen;
• inkoop- en verkoopboek;
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
• bank- en giroafschriften;
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
• software en databestanden;
• agenda´s en afsprakenoverzichten.

Als (een deel van) de administratie wordt verzorgd door een computer- of loonservicebureau, dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus ook onder de fiscale bewaarplicht.

(Bron: De Ondernemer bewerkt)