Onderstaand is een checklist opgenomen hoe zaken gearchiveerd moeten worden om zaken op een later moment gemakkelijker te kunnen bewijzen:
1 | Zijn alle gegevens in Uw organisatie beschreven ? |
2 | Is bij al Uw gegevens aangegeven of zij zijn geconverteerd |
en/of uitgewisseld ? | |
3 | Zijn alle gegevens onderdeel van een systematische ordening ? |
4 | Is deze systematische structuur vastgelegd in een |
procedurebeschrijving ? | |
5 | Is deze systematische structuur onderdeel van de |
toegankelijkheidsmiddelen? | |
6 | Bestaat er een onderhoudsorganisatie voor de systematische |
structuur ? | |
7 | Wordt van de verwerking van de gegevens een logboek |
bijgehouden ? | |
8 | Wordt in het logboek de identiteit van de verantwoordelijke |
functionaris voor de verwerking van de gegevens vastgelegd ? | |
9 | Wordt de identiteit van de uitvoerder van de bewerker of de |
verantwoordelijke batch-file daarvoor vastgelegd ? | |
10 | Worden in het logboek de aard en het onderwerp van de |
verwerkte gegevens vastgelegd ? | |
11 | Worden in het logboek de datum en de plaats van verwerking |
van de gegevens vastgelegd ? | |
12 | Worden storingen in de verwerking geregistreerd ? |
13 | Indien de audit trail als logboek fungeert: voldoet de audit trail |
aan de voorwaarden zoals in 8-11 gedefinieerd ? | |
14 | Indien de audit trail als logboek fungeert: is de audit trail ook |
voor een derde toegankelijk, leesbaar en begrijpelijk ? | |
15 | Wordt een index van de gegevens bijgehouden ? |
16 | Is deze index beschreven in een procedure ? |
17 | Worden wijzigingen in de index door verwerking of verzending |
vastgelegd in het logboek ? | |
18 | Is bij de (ontvangen) gegevens duidelijk beschreven wat de |
authentieke bron is ? | |
19 | Zijn de gegevens gedurende de hele bewaartermijn leesbaar |
te presenteren ? | |
20 | Kan de beheersgeschiedenis van de gegevens in het archief |
aangetoond worden ? | |
21 | Zijn de gegevens voorzien van identificatiegegevens ? |
22 | Is er bewijsvergrendeling toegepast ? |
23 | Wordt periodiek de compleetheid en kwaliteit van de |
gegevens getoetst ? | |
24 | Is de opzet en uitvoering van de steekproef beschreven in |
een procedure ? |